发送机使用具有光电转换功能的光电管，能够对画面上各部分颜色的深浅进行识别，并将其转换成不同强度的电信号，通过电话线路传送出去。传真接收机接收到发送机传送过来的电信号，把接收到的信号转换成图文信号通过打印机打印出原来的图形或文字。这样传真机就可以传递信息了。
传真机由发送机和接收机两部分组成，是一种具备特殊功能的机器。发送机使用一种具有光电转换功能的光电管，能够对画面上各部分颜色的深浅进行识别，并将其转换成不同强度的电信号，经过电子电路的整形、放大、调制、编码后，通过电话线路传送出去。
传真接收机能将画面复制出来：它接收到通过线路传送过来的电信号，并对它进行放大、解调、限幅、鉴频等处理，把接收到的信号转换成图文信号，然后通过打印机，打印出原来的图形或文字。传真的发送和接收过程中，发送机和接收机必须一致进行。
发送机对画面自左至右，自上而下，逐行扫描“分解”，扫描顺序、速度与接收机在传真纸上的记录顺序、速度必须相同，否则，接收后打印出来的图文就会出现歪斜，从而难以辨认。
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